5W2H: Plano de Ação em 7 Perguntas
Uma ferramenta ótima para se estabelecer um plano de ação e alavancar os resultados
Há vários momentos na vida do gestor que surgem ideias ótimas, que podem ser a solução para determinados problemas ou mesmo estratégias para aumento de lucros. Nesses momentos são feitas reuniões, debates, discussões e troca de ideias para lapidar a ideia inicial e transformá-la em um projeto. Porém, muitos desses projetos acabam engavetados, perdidos em algum lugar do disco rígido do computador simplesmente pela falta de um plano de ação.
Uma ferramenta ótima para se estabelecer um plano de ação e alavancar os resultados é o 5W2H, que pode ser definido como as sete perguntas fundamentais para retirar um projeto do papel. Não há um consenso sobre quem foi o criador dessa ferramenta, mas pode-se dizer que ela foi criada nas montadoras automobilísticas japonesas, que se tornaram modelo mundial de qualidade e desempenho.
Com o 5W2H é possível traçar uma estratégia, delegar funções e atribuir setores e pessoas responsáveis por cada uma das etapas. Portanto, até o momento a ferramenta tem se mostrado bastante útil, mas como faço para utilizá-la no meu dia a dia?
Vamos agora analisar como implementar cada um desses pontos.
What? (O quê?)
Esse é o primeiro passo a ser dado. Vamos à pergunta chave: “o que estamos buscando?” É preciso definir concisamente e clara o que se espera atingir com o plano de ação, além das tarefas secundárias que podem ajudar no alcance desse objetivo.
Nessa fase também são definidas as fases do projeto, as etapas a serem executadas e os objetivos gerais e específicos de cada uma dessas etapas. Essa fase é o pontapé inicial do projeto, sendo, portanto, uma das fases mais importantes.
Uma dica que deixamos aqui é a utilização do método SMART para se passar dessa etapa efetivamente, com seus objetivos e fases bem modelados. Essa metodologia ajuda você a definir expectativas claras e objetivas para maximizar suas chances de alcançá-las.
Esse método diz que o objetivo deve ser SMART, ou seja, Specific – (Específico, bem definido), Measurable (Mensurável, capaz de ser definido em números e dados), Achievable (Atingível, que pode ser alcançado), Relevant (Relevante, que tenha influência real nos resultados) e Time Based (Temporal, com um cronograma realista).
Não se preocupe, que em breve falaremos em detalhes sobre o método SMART aqui em nosso blog. Vamos agora aos próximos passos do 5W2H.
Why? (Por quê?)
Segundo passo: entenda e defenda a motivação do seu projeto. É aqui que a justificativa do seu projeto é levantada! Ter isso em mente serve tanto para justificar o tempo e energia investidos no projeto quanto para motivar a equipe a atingir o objetivo.
Nessa fase também deve-se calcular o custo-benefício do projeto, ou seja, se os recursos despendidos nesse plano de ação terão resultados satisfatórios. Devem ser consideradas todas as ocorrências e suas soluções, para gerar sentido no plano de ação, mesmo nas tarefas mais simples.
Where? (Onde?)
Terceiro passo: defina onde cada uma de suas ações ocorrerá. Ter em mente o local da execução das tarefas é útil por diversos motivos. O principal deles é saber para onde se dirigir para descobrir se o projeto está caminhando conforme o esperado. Nesse momento também deve ser definida a logística do projeto, se será necessário o contato com fatores externos à empresa e possíveis deslocamentos, além dos recursos inerentes a essas operações. Aqui também são definidos os departamentos responsáveis e a ordenação das tarefas, para o projeto seguir com um bom ritmo sem sofrer atrasos.
When? (Quando?)
Vamos então ao quarto passo, no qual definimos as datas, tanto a data limite para a entrega dos resultados quanto o cronograma para a execução de cada uma das tarefas. Esse cronograma deve ser pensado e documentado minuciosamente, para que cada um dos envolvidos tenha ciência do momento de entrar em ação.
Uma ótima forma de se definir o cronograma para ação é a Matriz de Eisenhower, que também é uma ferramenta bastante útil para a definição e priorização de tarefas. Essa matriz pode ser aplicada em todas as etapas do projeto, para não comprometer o andamento do plano de ação.
Who? (Quem?)
Este é o quinto e um dos mais importantes passos de todo o plano de ação: quem executará as tarefas. É necessário definir quem traçará a parte estratégica de cada etapa do plano e quem efetivamente executará as tarefas, delegando as fases dos projetos às equipes responsáveis.
Aqui também é um bom momento para avaliar bem a equipe e delegar funções conforme as aptidões dos colaboradores, para garantir a máxima produtividade no decorrer do projeto.
How? (Como?)
Sexto e penúltimo passo, estamos quase modelando seu projeto efetivamente.
Aqui deve ser definida a metodologia do projeto, sendo a forma de aplicação. É importante que se reúnam informações precisas sobre metodologias já testadas para a execução do projeto em questão. Essa fase exigirá um certo tempo de estudo para reunir o máximo de informações documentadas que ajudem na execução do plano de ação.
É importante que a equipe tenha clareza sobre a metodologia escolhida, então mesmo que já se tenha essa metodologia definida, é preciso que ela seja ensinada à equipe, para que se tenha o resultado esperado.
How Much? (Quanto?)
Por fim, chegamos ao sétimo e último a ser trabalhado, uma das etapas mais cruciais do nosso projeto. Trata-se da etapa financeira, ou seja, a fase na qual se calcularão os recursos que serão aplicados para a execução do plano de ação. Nesse momento deverá ser feito o orçamento de materiais e equipamentos a serem adquiridos, mas o cálculo deverá ser mais profundo que isso para ser efetivo.
Devem também ser calculadas as horas de trabalho aplicadas no projeto, além de insumos, energia, desgaste de equipamentos e gastos extras, reunindo o máximo possível de prováveis despesas para a aplicação do projeto. Quanto mais informações forem reunidas, mais preciso será o cálculo dos gastos, o que pode ser de muita importância na tomada de decisões no decorrer do plano de ação.
Plano de ação definido, e agora?
Após responder todas essas perguntas é o momento de colocar a mão na massa. Se 5W2H foi aplicado corretamente, as equipes e lideranças já têm em mente o que precisam fazer e do que dependem para a execução das suas tarefas. É importante que as respostas às perguntas sejam guardadas e consultadas regularmente, para que se observe o andamento do projeto e se ele segue conforme o esperado.