Gestão de Estoques e Inventários

Uma administração eficiente dos fluxos de entrada e saída de mercadorias pode tornar possível uma previsão de compras mais eficiente

A estocagem é um dos trabalhos desenvolvidos dentro de uma unidade de armazenagem. Exige uma série de preparativos para ser implementada e outros tantos para ser administrada no dia a dia. Já o inventário é uma das tarefas de quem cuida do estoque. Tarefa extremamente trabalhosa, que detalharemos a seguir. De acordo com a ABEPRO, a Associação Brasileira de Engenharia de Produção, “gerir o estoque consiste basicamente em controlar as reservas de materiais para suprir as necessidades de abastecimento, tanto dos clientes, quanto da própria empresa, controlando também os custos. Assim, a gestão de estoques deve ponderar as necessidades dos clientes com os custos incorridos”. Vale a pena aqui destacar a definição do renomado professor e escritor Idalberto Chiavenato para estoque: “é a composição de materiais (matérias-primas, materiais em processamento, materiais semiacabados, materiais acabados e produtos acabados), que em determinado momento não são usados pela empresa, mas que serão utilizados futuramente.” Ou seja, estamos falando da gestão de necessidades futuras, exigindo um profundo conhecimento do universo corporativo no qual a empresa se encontra.  

Segundo o site Magazine Luiza, “uma administração eficiente dos fluxos de entrada e saída de mercadorias pode tornar possível uma previsão de compras mais eficiente. Isso colabora para reduzir perdas por vencimento da mercadoria e até mesmo roubo, além de possibilitar uma melhor negociação com os seus fornecedores.” Podemos dizer então, de forma simplificada, que a gestão de estoques nada mais é do que o controle racional da entrada e saída de produtos na empresa. 

Este é o cenário ideal, quando tudo funciona corretamente. Mas quais seriam os sinais que o estoque não estaria sendo bem controlado? O site Empresa Jr. dá alguns exemplos de problemas que devem ser observados com atenção: 

• “Constantes atrasos dos prazos de entrega de produtos finalizados e tempo de reposição de matérias-primas;
• Compras para estoque maiores que a demanda existente;
• Instabilidade da cadeia de suprimentos;
• Parada de produção por falta de materiais;
• Obsolescência e perda do prazo de validade das mercadorias;
• Altos custos de armazenagem;
• Quebra e furto de itens do estoque;
• Inventário de produtos não corresponde aos gastos com compras”.

A superação desses problemas exige um levantamento de dados cuidadoso, com um mapeamento dos processos implementados e dos profissionais envolvidos. É necessária também a compra de um bom software de gestão, como um WMS (Warehouse Management System), planejamento adequado, treinamento dos colaboradores, adoção de KPIs para avaliação posterior e a realização de inventários frequentes. 

Já que tocamos nesse assunto, vamos então falar um pouco sobre os inventários de estoque. O site Nomus define essa tarefa da seguinte forma: trata-se de “uma listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. Esse inventário identifica, classifica e determina o valor de cada produto”. 

Os inventários são normalmente classificados da seguinte forma, segundo o Blog R3: 

• “Inventário Geral – Abrange a contagem e identificação de todos os bens de uma organização, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário, etc. Geralmente é útil para a contabilidade e avaliação do patrimônio.
• Inventário Parcial ou Dinâmico – Refere-se à contagem de uma parte específica dos bens de uma empresa. É o caso do controle do estoque de um armazém, em que o foco estará direcionado para um conjunto pré-determinado de mercadorias.
• Inventário Anual – Trata-se da contagem dos bens de uma empresa ao final do chamado ano fiscal. O que, no Brasil, coincide com o calendário de janeiro a dezembro.
• Inventário Rotativo – Corresponde às contagens de estoques realizadas várias vezes em intervalos diários, semanais ou mensais. Isso ocorre em parcelas específicas do estoque e demanda uma avaliação cuidadosa quanto à periodicidade, uma vez que exige a disponibilização de mão de obra.
• Inventário Cíclico – Busca o ajuste periódico entre a quantidade de bens em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Logo, enquanto o inventário rotativo atende a necessidades administrativas, como evitar extravios e controlar os níveis de estoque, o inventário cíclico procura dar segurança à base de dados da empresa”.

Mas quando devemos fazer o inventário? Bem, ao observar os resultados do cotidiano operacional, algumas falhas indicam a necessidade de conferência física, como, por exemplo, produtos encalhados, mercadorias em falta, furtos e encomendas extraviadas. Nessas horas, saber o que se tem em estoque é primeiro passo para colocar a casa em ordem.

     O site Delage dá 11 orientações para realizar um inventário bem feito:

1. Defina data e horário para o início da contagem. De preferência um dia calmo, sem movimento. Isso evita prejuízos e a sobrecarga de trabalho para os funcionários.
2. Selecione os funcionários que irão participar da contagem e forme equipes com líderes. Como se trata de uma tarefa de suma importância, selecione colaboradores comprometidos e atentos aos detalhes. 
3. Escolha as ferramentas que serão utilizadas. O uso do sistema WMS em conjunto com dispositivos móveis faz toda a diferença. Nesse caso, é fundamental definir, por exemplo, o melhor sistema para a sua empresa (parametrizável conforme as necessidades do seu negócio) e qual dispositivo utilizar (coletor de dados sem fio, computador com leitor de código de barras, smartphones, tablets, etc.). Esqueça planilhas e papéis, pois registros de contagens feitos inicialmente à mão por um funcionário e posteriormente digitados por outra pessoa estão sujeitos a erros. 
4. Organize a área de armazenagem. É importante que os produtos estejam em posições identificadas (endereços internos), que as ruas e corredores estejam livres e que as áreas estejam bem sinalizadas. Se possível, deixe os códigos de barras visíveis para facilitar a contagem, defina como será a contagem de pallets, caixas e itens fracionados, e determine se as mercadorias com defeito deverão ser contabilizadas ou direcionadas para áreas específicas.
5. Determine a estratégia de contagem. Elabore um roteiro. Defina se a contagem será em sequência ou em paralelo; se começará de baixo para cima nos porta-pallets ou o contrário; se começará do centro para as extremidades das ruas ou o contrário; as regras para a recontagem (quem conta não reconta) e o número máximo de recontagens; e como serão sinalizadas as áreas já contadas.
6. Trace estratégias para a melhor utilização de seus recursos.  Se o seu armazém possui produtos alocados em posições mais altas, você precisa definir a melhor forma de contagem desses itens: se um funcionário irá utilizar um equipamento de elevação para fazer a contagem ou se os pallets serão colocados no piso para a sua conferência. 
7. Treine seus funcionários e realize testes. O colaborador precisa saber o que fazer e, principalmente, que medida tomar quando se deparar com cada tipo de situação que acontece no inventário (falta, sobra, avaria, etc.). O funcionário precisa saber como contar cada produto, se contabiliza por embalagem ou unidade (regras de contagem) e entender o tipo de código de barras usado em cada identificação (unitário ou caixa), dentre outros detalhes.
8. Diga como você vai acompanhar o inventário, definindo os indicadores usados durante e após a contagem. O sistema WMS fornece uma série de KPIs exclusivos para inventário, por isso é fundamental que você avalie quais indicadores são oferecidos antes de escolher o software que melhor atende o seu negócio.
9. Depois do planejamento, é hora de executar a tarefa. Acompanhe a contagem para se certificar que tudo está correndo bem. Se qualquer falha for cometida, pare, reúna as equipes e tente encontrar uma solução.
10. Não se esqueça de fazer a auditoria da contagem. Quando a contagem for finalizada, verifique se todos os locais e produtos previamente definidos foram realmente conferidos. Se tudo foi contabilizado, é hora de avaliar os resultados.
11. Avalie os resultados e tome as medidas necessárias para corrigir eventuais erros. Dada a complexidade dessa tarefa, seria muito bom contar com a tecnologia a seu favor. Busque programas de computador que possam acelerar essa missão.

Feito o inventário, com planejamento e precisão, devemos escolher um método de trabalho para a movimentação do estoque. Existem oito modelos que são largamente usados, segundo o site da Ramo Sistemas Digitais: 

• PEPS – O método de gestão de estoque PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), também chamado de FIFO (First In, First Out) é um dos mais praticados e refere-se à saída das mercadorias de acordo com a ordem de chegada. Essa técnica ajuda na redução de desperdícios, principalmente quando falamos de produtos perecíveis.
• UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) – Também conhecido como LIFO (Last In, First Out). Neste caso a gestão prioriza a saída dos itens que entraram por último no estoque. Esse método não atende empresas que trabalham com perecíveis.
• Custo Médio – O Custo Médio, também chamado de MPM (Média Ponderada Móvel) é aceito pela Receita Federal para cálculo dos tributos. Neste método é preciso somar o valor dos produtos para depois dividir pelo total de mercadorias. O resultado consiste no custo médio por produto. Esse valor será usado para calcular as tributações da empresa.
• Just in Time – Esse modelo é recomendado para manutenção de um estoque mínimo, indicado para empresas que querem reduzir custos de armazenagem. Mas é um método de controle de estoque que não é aceito pela Receita na hora de calcular os impostos a serem pagos.
• Curva ABC – Nesta metodologia são considerados fatores como giro, faturamento e lucratividade para elencar os produtos em três grupos:

• Tipo A: 20% dos produtos e 80% do valor do estoque;
• Tipo B: 30% dos produtos e 15% do valor do estoque;
• Tipo C: 50% dos produtos e 5% do valor do estoque.

A Curva ABC aumenta o conhecimento sobre o giro de estoque e a relevância dos produtos, podendo otimizar a operação.

• Preço Específico – Indicado para itens como carros ou maquinários. Neste cálculo o preço específico da mercadoria orienta o processo de baixa dos produtos no estoque após a venda, considerando que o valor total do estoque consiste na soma dos custos específicos dos itens.
• Giro de estoque – O controle por giro de estoque é calculado para identificar o desempenho da empresa na distribuição de seus produtos em determinado período, identificando o fluxo das mercadorias. Devemos avaliar a capacidade de armazenagem e saída dos itens. Por exemplo, se a empresa armazena 5 mil celulares simultaneamente e vende 100 mil ao ano, o cálculo é: 20 giros anuais a cada 18 dias, em média.
• Ciclo PDCA – O ciclo PDCA para controle de estoque é baseado nos processos Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar), Act (agir). Ele é focado no desempenho operacional e na resolução de problemas. Um exemplo de passo a passo inclui:
  • Identificar o processo que causa problema e precisa ser otimizado;
  • Mapear as causas do problema;
  • Traçar planos de ação para solucionar as causas do problema;
  • Colocar os planos de ação em prática;
  • Verificar se houve a resolução se o problema.

Ter esse conhecimento metodológico e optar pela melhor solução para a sua empresa traz uma série de vantagens. A rede de lojas Magazine Luiza destaca alguns dos benefícios em se ter uma boa administração no setor de estocagem: 

• “a projeção antecipada dos pedidos aos fornecedores;
• a otimização do investimento com o estoque;
• o conhecimento de quais são as mercadorias com maior e menor saída;
• uma melhor estimativa de vendas;
• o aprimoramento do planejamento da produção;
• a criação de ofertas e uma precificação adequada”.

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(O texto acima foi escrito com informações dos sites, ABEPRO, Magazine Luiza, Empresa Jr., Nomus, Blog R3, Delage).