Os Desafios na Área de Picking

A área de picking consome até 60% dos custos operacionais

A área de Picking é aquela destinada à separação e preparação dos pedidos dos clientes. Ela é tão importante que consome até 60% dos custos operacionais de uma unidade de armazenagem. Este percentual é elevado por envolver muitas pessoas e equipamentos durante a execução das tarefas cotidianas. Só esta informação já demonstra que a administração desse serviço envolve diversos desafios. 

E esses desafios foram amplificados com o universo on-line e a crescente procura por mercados virtuais em função da pandemia. Veja agora alguns deles:

• Aumento exponencial no número de SKUs (itens) — os clientes exigiram maior variedade de produtos e isso impactou diretamente nos processos de armazenagem.
• Aumento do número de pedidos — os consumidores, cientes de quem terão à disposição uma grande variedade de opções quando bem entenderem, começaram a fazer compras menores repetidas vezes. 
• Concentração em grandes armazéns — a busca por espaços amplos e bem localizados geograficamente diminui custos e agiliza os trabalhos, dando ao mercado a velocidade que ele exige.
• Entrega para o dia seguinte ou para o mesmo dia (The last Mile) — a paciência não é uma virtude dos clientes. Eles ficam ansiosos à espera da mercadoria. Gostam de acompanhar o deslocamento do produto em tempo real e não escondem a preferência por entregas rápidas. 

     Estes desafios se somam a outros do cotidiano, mas são, no momento, os de maior destaque. Para superá-los os especialistas em Logística sugerem algumas ações:

• Priorizar produtos de maior giro — aqui vale a Lei de Pareto (20% dos produtos equivalem a 80% das movimentações de carga). Portanto, em primeiro lugar, identifique quais são seus itens com maior saída. Depois posicione estas mercadorias mais próximas da área de expedição, diminuindo assim a distância física para a coleta e envio dos produtos.
• Use documentos claros e de fácil manuseio — um documento de Picking deve ser simples e direto, contendo apenas informações específicas, como a localização do produto, a descrição e a quantidade solicitada.
• Organize os pedidos conforme as configurações físicas — na hora de gerar o documento de Picking a listagem deve ser montada para o operador realizar a menor distância possível no armazém.
• Mantenha um sistema eficiente de localização dos produtos — aqui a tecnologia da informação é necessária para facilitar a localização do produto no armazém. 
• Avalie os erros do operador — é preciso saber se o erro está no sistema ou no operador. Se o funcionário estiver errando demais infelizmente terá que ser substituído. Na área de Picking não pode haver erros.
• Evite contar produtos durante a coleta — isso só é possível se os produtos forem embalados em grupos. Por exemplo, se o operador precisa de mil unidades de um determinado item, é muito mais fácil coletar dez fardos com cem unidades cada. 
• Elimine documentos em papel — mande o pedido pela tela do computador e use tecnologias auxiliares, como leitores de código de barras, sistemas de reconhecimento de voz e terminais de radiofrequência.

Estas são orientações genéricas, que valem para qualquer modelo de Picking. Abaixo estão os mais utilizados no mundo corporativo:

• Picking discreto (Order Picking) — neste modelo um funcionário (operador) fica responsável por um único pedido a cada vez. É indicado para quem recebe poucos pedidos em grandes volumes.
• Picking por lote (Batch Picking) — aqui cada operador coleta diversas unidades de um mesmo item presente em vários pedidos, diminuindo o deslocamento no armazém. Posteriormente estes produtos são separados conforme o destino específico. Essa modalidade é indicada para quem recebe encomendas com SKUs muito fracionados, típica do e-commerce.
• Picking por zona (Zone Picking) — essa estratégia de Picking lembra muito uma linha de produção. O armazém é dividido por zonas e o operador fica responsável pelos produtos estocados naquela parte do prédio. Normalmente transportadores (esteiras) conectam uma zona a outra para evitar deslocamentos. É recomendado para CDs com abundância de SKUs, alto volume de vendas e quantidade de itens por pedido de média a baixa. 
• Picking por onda (Wave Picking) — é um misto de Zone Picking e Batch Picking. Gera-se uma onda no CD com o agrupamento de vários pedidos (conforme a transportadora, rota ou região de entrega) e os operadores, cada um em sua zona, separam os produtos solicitados daquele setor. Todas as coletas ocorrem simultaneamente. Depois as mercadorias vão para uma área de consolidação onde são separadas por encomendas individuais. Tal modelo é indicado para quem possui inúmeros SKUs e uma quantidade de itens por pedido de média a alta.

Os modelos acima são os mais comuns. Mas alguns especialistas indicam outras opções, que podem ser mescladas ao que já foi citado até agora, dependendo da necessidade do empreendedor:

• Bucket Brigades — a estratégia de “Bucket Brigades” tem sido utilizada em linhas de produção pela sua funcionalidade de autobalanceamento. Quando o operador termina o seu pedido, ele passa para o próximo que fora anteriormente iniciado por outro operador que, consequentemente, passará para o próximo pedido. Simplificando, um operador ajuda o outro. A equipe tem que ser muito afinada para que isso funcione conforme o esperado.
• Grandes volumes (Bulk Picking) — trata-se de um modelo onde grandes quantidades de um determinado SKU são transportadas de dentro do armazém para uma área de Picking, na qual elas são fracionadas para atender um alto número de encomendas daquela mercadoria.
•  Em duas etapas (Two Steps Picking) — modalidade que racionaliza o uso de empilhadeiras ou transelevadores, agrupando um determinado número de pedidos que necessite desses equipamentos para a retirada dos produtos que estão em locais menos acessíveis do armazém, para depois deslocá-los a outro setor, em piso térreo, onde eles serão novamente separados para o envio final. 
• Com confirmação (Pick and confirm / Picking by scan) — nessa estratégia os operadores usam equipamento de radiofrequência, executando a leitura de código de barras para identificar o produto e sua localização dentro do CD. Com esses equipamentos é possível avaliar em tempo real o desempenho do operador e praticamente zerar os erros de coleta e separação de produtos para o consumidor, antes que eles entrem na last mile.
• Goods to Person Picking — trata-se de um método moderno, onde o produto é coletado por máquinas e levado por transportadores até o operador, graças ao comando de WMS, que dá a ordem ao equipamento assim que chega o pedido ao armazém. Indicado para produtos de baixo e médio giro e também ao ter pouco espaço físico para a armazenagem. 

Mas qual modelo de Picking escolher? Tudo depende do seu ramo de atividade, dimensões do armazém, tipo de produto armazenado, quantidade de SKUs, volume de pedidos, sazonalidade das vendas, bem como da energia financeira para implementar ferramentas específicas.

Feito esse levantamento de informações, busque qual modelo tem a melhor relação custo/benefício para o seu negócio, dando destaque para a agilidade da estratégia escolhida. Quanto mais célere for a operação, maior a satisfação do cliente. 

Fique também atento ao cotidiano da sua área de Picking. Veja como estão o endereçamento (localização), o reabastecimento, a cubagem (a relação entre peso e espaço ocupado no armazém), o count back (contagem dos itens), o checkout (conferência dos itens), o kanban (controle do fluxo de processos), a convocação ativa (recurso do sistema MLog que coordena automaticamente a distribuição de atividades internas para os operadores), a gestão à vista (sistema de gerenciamento onde toda a equipe visualiza tudo o que está sendo feito) e o balanceamento de linha. Este último ponto diz respeito não apenas a localização dos produtos dentro do CD, mas também à política de reabastecimento no armazém.

Para acompanhar esse desempenho multifacetado é preciso o uso de métricas de verificação, ou seja, KPIs (Key Performance Indicator), como, por exemplo, tempo do recebimento para a posição de Picking (time from receiving to pick location), tempo do Picking do pedido (Picking Time), pedido perfeito (Perfect Order), pedidos completos no prazo (OTIF — On Time In Full) e custo por item de pedido expedido (Cost per line item shipped), além da acurácia do inventário (Inventory Accuracy), que diz respeito a sincronia de informações do estoque físico com os dados presentes no sistema virtual. 

Todo esse acompanhamento fica mais fácil com ferramentas tecnológicas, com equipamentos de radiofrequência (para realizar a leitura dos códigos de barras), Voice Picking (sistema de comando baseado em instruções verbais, repassadas por fones de ouvido), Pick-to-Ligh (controle do número de itens por painéis luminosos) e sistemas automáticos. Isso sem deixar de lado, é claro, um bom WMS (Warehouse Management System, ou, Sistema de Gerenciamento de Armazém).

Mas tudo isso é necessário? Normalmente sim. Basta olharmos para os problemas mais comuns no dia a dia de um Centro de Distribuição: funcionários não localizam o produto, erram na hora de separar os itens, a lentidão quando as ordens são repassadas em pedaços de papel, a ausência de prioridade na sequência de pedidos, excesso de mão obra para suprir a baixa produtividade, falhas no endereçamento interno do produto (ou seja, a localização no armazém) e a incapacidade de saber quem errou nesse emaranhado todo. Sem a organização do fluxo de mercadorias e o apoio do Departamento de T.I. tudo fica mais difícil. A boa notícia é que as soluções estão disponíveis no mercado. Nós da Águia Sistemas, podemos lhe ajudar, converse conosco.