5W2H: Plan de Acción en 7 preguntas
Una gran herramienta para establecer un plan de acción y aprovechar los resultados.
Hay varios momentos en la vida de un gerente en los que surgen grandes ideas, que pueden ser la solución a correcto, problemas o incluso estrategias para aumentar las ganancias. En estos momentos se llevan a cabo reuniones, debates, discusiones e intercambio de ideas para afinar la idea inicial y convertirla en un proyecto. Sin embargo, muchos de estos proyectos terminan archivados, perdidos en algún lugar del disco duro de la computadora, simplemente por la falta de un plan de acción.
Una gran herramienta para establecer un plan de acción y apalancar resultados es el 5W2H, que se puede definir como las siete preguntas fundamentales para poner en marcha un proyecto. No hay consenso sobre quién fue el creador de esta herramienta, pero se puede decir que fue creada en ensambladoras de automóviles japonesas, que se convirtió en un modelo mundial de calidad y rendimiento.
Con 5W2H es posible trazar una estrategia, delegar funciones y asignar sectores y responsables de cada una de las etapas. Por lo tanto, hasta el momento la herramienta ha demostrado ser bastante útil, pero ¿cómo la uso en mi vida diaria?
Analicemos ahora cómo implementar cada uno de estos puntos.
¿Qué? (¿Qué?)
Este es el primer paso a dar. Vayamos a la pregunta clave: “¿Qué estamos buscando?” Es necesario definir de manera concisa y clara lo que se espera lograr con el plan de acción, además de las tareas secundarias que pueden ayudar a lograr este objetivo.
En esta fase también se definen las fases del proyecto, los pasos a realizar y los objetivos generales y específicos de cada uno de estos pasos. Esta fase es el puntapié inicial del proyecto y, por lo tanto, es una de las fases pero importantes.
Un consejo que te dejamos aquí es el uso del método SMART para atravesar esta etapa de manera efectiva, con sus objetivos y fases bien modelados. Esta metodología le ayuda a establecer expectativas claras y objetivas para maximizar sus posibilidades de alcanzarlas.
Este método dice que el objetivo debe ser SMART, es decir, Específico – (Específico, bien definido), Medible (Mesurable, capaz de definirse en números y datos), Alcanzable (Alcanzable, que se puede lograr), Relevante (Relevante, que tiene influencia real en los resultados) y Basado en Tiempo (Temporal, con un cronograma realista).
No te preocupes, listo hablaremos en detalle sobre el método SMART aquí en nuestro blog. Pasemos ahora a los siguientes pasos de 5W2H.
¿Por qué?
Paso dos: comprender y defender la motivación de su proyecto. ¡Aquí es donde se plantea la justificación de tu proyecto! Tener esto en cuenta sirve tanto para justificar el tiempo y la energía invertidos en el proyecto como para motivar al equipo a lograr el objetivo.
En esta fase también se debe calcular el costo-beneficio del proyecto, es decir, si los recursos gastados en este plan de acción tendrán resultados satisfactorios. Todas las ocurrencias y sus soluciones deben ser consideradas para generar sentido en el plan de acción, incluso en las tareas pero sencillas.
¿Dónde?
Tercer paso: define dónde se llevará a cabo cada una de tus acciones. Tener en cuenta dónde ejecuta las tareas es útil por varias razones. El principal es saber a dónde acudir para saber si el proyecto avanza como se esperaba. En este momento también se debe definir la logística del proyecto, si será necesario contactar factores externos a la empresa y posibles desplazamientos, además de los recursos inherentes a estas operaciones. Aquí también se definen los departamentos responsables y el ordenamiento de tareas, para que el proyecto siga a buen ritmo y sin retrasos.
¿Cuando?
Pasamos entonces al cuarto paso, en el que definimos las fechas, tanto el plazo de entrega de resultados como el calendario de realización de cada una de las tareas. Este cronograma debe ser cuidadosamente pensado y documentado, para que cada uno de los involucrados sepa el momento de actuar.
Una excelente manera de establecer el cronograma para la acción es la Matriz de Eisenhower, que también es una herramienta muy útil para definir y priorizar tareas. Esta matriz se puede aplicar en todas las etapas del proyecto, para no comprometer el progreso del plan de acción.
¿OMS?
Este es el quinto y uno de los pasos más importantes de todo el plan de acción: quién llevará a cabo las tareas. Es necesario definir quién perfilará la parte estratégica de cada etapa del plan y quién realizará realmente las tareas, delegando las fases del proyecto en los equipos responsables.
Aquí también es un buen momento para evaluar bien al equipo y delegar funciones de acuerdo a las habilidades de los colaboradores, para garantizar la máxima productividad durante el proyecto.
¿Cómo?
Sexto y penúltimo paso, estamos casi modelando tu proyecto de manera efectiva.
Aquí se debe definir la metodología del proyecto, siendo la forma de aplicación. Es crucial recopilar información precisa sobre metodologías que ya han sido probadas para la ejecución del proyecto en cuestión. Esta fase requerirá algo de tiempo de estudio para recopilar la mayor cantidad de información documentada posible para ayudar a ejecutar el plan de acción.
Es importante que el equipo tenga clara la metodología elegida, por lo que aunque esta metodología ya esté definida, es necesario que se enseñe al equipo, para que se obtenga el resultado esperado.
¿Cuánto cuesta?
Finalmente llegamos al séptimo y último a trabajar, una de las etapas más considerables de nuestro proyecto. Esta es la etapa financiera, es decir, la etapa en la que se calcularán los recursos que se aplicarán para la ejecución del plan de acción. En ese momento, se debe hacer un presupuesto de materiales y equipos a comprar, pero el cálculo debe ser más profundo que eso para que sea efectivo.
También se deben calcular las horas de trabajo aplicadas en el proyecto, además de insumos, energía, desgaste de equipos y gastos extras, recogiendo en lo posible los gastos probables para la aplicación del proyecto. Cuanta más información se recopile, más preciso será el cálculo del costo, lo que puede ser muy importante para tomar decisiones durante el curso del plan de acción.
Plan de acción definido, ¿ahora qué?
Después de responder a todas estas preguntas, es hora de ensuciarse las manos. Si 5W2H se ha aplicado correctamente, los equipos y líderes ya tienen en mente lo que deben hacer y de qué dependen para llevar a cabo sus tareas. Es fundamental que las respuestas a las preguntas sean guardadas y consultadas regularmente, para que se pueda observar el avance del proyecto y si avanza como se esperaba.