Como fazer reuniões produtivas?
Dejar al equipo consciente de las metas y dentro de lo que se espera de ellas puede garantizar un alto compromiso de los colaboradores
El momento de reunir al equipo para la discusión o el intercambio de ideas es un hábito que puede ser muy útil para la organización, independientemente del área de actividad de la empresa. Esto se debe a que informar al equipo sobre los objetivos y lo que se espera de ellos puede garantizar un alto nivel de compromiso por parte de los empleados.
Sin embargo, en muchas organizaciones, las reuniones, no obstante, se consideran una pérdida de tiempo, ya que no tienen el resultado deseado por el equipo directivo. Seguramente debes identificarte con esto: una reunión que toma horas del día y al final la pregunta: después de todo, ¿cuál fue el propósito de la misma?
Es importante señalar que, como toda aplicación organizacional, es necesario que las reuniones productivas se conviertan en un hábito. El pensamiento de que “para tener buenas reuniones, necesitamos malas reuniones” es erróneo. Este pensamiento se conforma con la improductividad, y es bastante dañino cuando pensamos en resultados en la organización.
Entender las reuniones como un hábito, evita las llamadas “reuniones de descarga”, en las que se convoca al equipo solo cuando ocurre un problema grave. Este tipo de reunión provoca poca adherencia y puede tener consecuencias nefastas para la organización, como la desunión del equipo en la búsqueda de culpas, por ejemplo.
Entonces, ¿qué debes considerar para tener una buena reunión? A continuación te hablaremos de algunos aspectos a tener en cuenta para tener reuniones productivas en tu empresa.
Costo beneficio
La primera consideración sobre las reuniones que pueden ser un buen motivador para aprender a llevar a cabo reuniones efectivas es el costo. Es costoso para una organización perder el tiempo en debates que no tienen un resultado efectivo. El costo en este caso puede ser de dos formas: en el agotamiento emocional y motivacional de los participantes y en el llamado costo de oportunidad, que se refiere a las actividades que efectivamente se podrían estar realizando en lugar de tener una reunión sin propósito.
Por otro lado, una reunión eficaz trae numerosos beneficios. Entre los principales se encuentran la ayuda en la toma de decisiones, la motivación y el fortalecimiento de los lazos de compromiso, obteniendo retroalimentación y señalando cambios, ya sea de comportamiento o de operaciones. También es un momento para reconciliar conflictos y promover el análisis de problemas por parte de todo el equipo. Esto genera una sensación de trabajar en torno a un mismo objetivo, lo que nos lleva a uno de los puntos principales de la reunión, del cual hablaremos en el siguiente tema.
Cronograma
La agenda es uno de los puntos más importantes de la reunión, ya que define lo que se debe abordar y lo que se espera del equipo al final de la reunión. Debe definir los temas a tratar y los problemas a resolver con la ayuda del equipo. Es relevante evitar el uso del espacio de reunión con comentarios individuales negativos, que pueden desmotivar a los participantes. Sin embargo, la retroalimentación positiva en este momento puede tener un buen efecto entre los empleados.
Un hábito que refuerza la utilidad de la agenda es presentar cada uno de los temas a tratar al inicio de la reunión, si es posible colocados en una pizarra para una mejor visualización. De esta forma, se anima al equipo a pensar individualmente sobre cada una de las cosas presentadas y dar su opinión para solucionar el problema o lograr el objetivo propuesto.
Es crucial que los temas de la agenda sean específicos y alcanzables. Por ejemplo: en lugar de hablar de reducir los costos operativos, se puede hablar de reducir el x% del tiempo para realizar una determinada tarea. Esto provoca una sensación de utilidad en el tema, demostrando que es posible alcanzar los objetivos sugeridos a través de medidas reales en la vida cotidiana.
Planificación
La planificación de reuniones a menudo se confunde con la agenda, pero tienen diferencias clave. Mientras que la agenda se refiere a los temas a tratar, la planificación se refiere a las personas que participarán en la reunión y el tiempo dedicado a esta actividad. Aquí también hay que tener en cuenta la hora de la reunión: ¿Es más interesante reunirse al principio del día, con el equipo descansado? ¿O al final del día, con la posibilidad de ejemplificar la agenda durante la jornada laboral?
También es importante que la planificación del tiempo no sea inutilizable, y debe seguirse como se propone. Las reuniones deben tener una hora de inicio y finalización, y se debe fomentar la puntualidad de todos los participantes. El hábito de la puntualidad en la reunión puede ser determinante para la eficacia de la reunión.
Conclusión de la reunión
La conclusión de la reunión es el punto clave para materializar su eficacia. Esta conclusión va mucho más allá de la simple clausura formal de la reunión.
Concluir una reunión significa recapitular lo discutido y resumir las acciones que deberán tomarse, asignando roles a las personas adecuadas. Aquí también se pueden plantear temas para la próxima reunión, como la futura medición de los resultados de una determinada acción que se ha decidido, por ejemplo. Esto también fortalece el compromiso del equipo con los resultados esperados planteados por la reunión.