Programa de Organización y Calidad 5S
El objetivo principal de 5S es crear un entorno favorable para el desarrollo efectivo de los procesos de negocio
Durante el período de posguerra, Japón necesitaba reestructurarse económicamente de inmediato. Esta no sería una tarea fácil, debido a la escasez de materias primas en el país y la inferioridad de sus productos en comparación con los productos europeos y americanos en ese momento.
La alternativa económica encontrada fue invertir directamente en modelos productivos, lo que dio origen a los denominados Programas de Calidad. Se trataba, básicamente, de intervenciones en producción, para verificación, facilitación de procesos y resolución de problemas.
El resultado de la aplicación de los Programas de Calidad fue sorprendente, colocando a Japón en el mapa de la economía mundial. Con los Programas, la calidad de los productos japoneses aumentó considerablemente, sin un aumento significativo en los costos de producción, haciéndolos altamente competitivos en el mercado internacional de la década de 1970.
Un factor que fue fundamental para la efectividad de los programas fue el modelo de organización 5S. Este modelo tiene un impacto directo en la productividad y seguridad del ambiente de trabajo, ya que explora las dimensiones física, intelectual y social de la organización. El objetivo principal de 5S es crear un entorno favorable para el desarrollo efectivo de los procesos de negocio.
5S y su significado
5S proviene de las 5 palabras japonesas, comenzando con S, que simbolizan los principios fundamentales de la organización del medio ambiente: Seiri (Uso), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Higiene) y Shitsuke (Autodisciplina). A continuación detallamos cada uno de ellos con más detalle.
- Seiri — Uso
Dejar disponible en el ambiente de trabajo sólo lo necesario para su desarrollo. Básicamente, consiste en utilizar los recursos disponibles con sentido común, identificando herramientas, materiales, equipos y datos esenciales para el trabajo, y eliminando o desechando adecuadamente lo innecesario. Este sentido también se extiende a tareas o procedimientos esenciales y prescindibles, que deben ser identificados y separados en el proceso de trabajo.
El hábito de guardar cosas es natural para los humanos, y solemos encontrar barreras mentales para desechar algo. Hay algunas formas de romper estas barreras, entre ellas dos muy sencillas: La primera es producir el hábito de separar periódicamente lo útil de lo inútil, fomentando una jornada de organización general. La segunda forma es posibilitar el intercambio de recursos entre equipos, generando un mayor sentido de responsabilidad por lo que es útil o no en el ambiente de trabajo.
- Seiton — Ordenación
Se desarrolla el arreglo físico y sistematizado para la funcionalidad del puesto de trabajo, organizándolo con el fin de hacerlo más práctico para el desarrollo de las actividades. Básicamente consiste en colocar recursos para facilitar el flujo de personas, información y materiales, además de definir ubicaciones apropiadas para cada cosa, de manera que se facilite el acceso a las mismas. Seiso no es más que un optimizador de escritorio.
En este punto, el equipo necesita crear hábitos organizativos, como mantener las herramientas y los recursos en un lugar de fácil acceso, y devolverlos siempre a ese lugar después de su uso. La sensación de ordenar también se puede facilitar aplicando uno de los diversos métodos de gestión de inventario, de los que ya hemos hablado aquí en nuestro blog.
- Seiso — Limpieza
Mantener el ambiente de trabajo limpio. La importancia de Seiso radica en que la suciedad en el ambiente no solo provoca daños a la salud e integridad de los trabajadores, sino también a los equipos, los cuales pueden sufrir fallas o defectos. La filosofía principal de este sentido no es necesariamente limpiar el medio ambiente, sino evitar en lo posible ensuciarlo.
Seiso también se extiende a la información y datos imprescindibles para la realización del trabajo, que deben ser almacenados correctamente y en constante actualización. Esto evita que datos dispersos o inexactos afecten la toma de decisiones en la empresa.
- Seiketsu — Higiene
Salud e integridad. Seiketsu se basa en la idea de mantener el medio ambiente libre de agentes contaminantes o nocivos para la salud física o psíquica. Este sentido abarca la cuestión sanitaria de los ambientes, la higiene personal de los trabajadores y también las relaciones interpersonales, que deben transcurrir sin intrigas y de manera ética. Seiketsu tiene como objetivo reducir o eliminar cualquier procedimiento o condición perjudicial para la salud del equipo y el desarrollo del trabajo.
El Sentido de la Higiene también es fundamental para asegurar el mantenimiento de las 3S iniciales, ya que fomenta la adhesión y el compromiso de todos con sus actividades. Una forma de lograr Seiketsu es cuidando la salud de los empleados con EPP, exámenes periódicos y programas regulares de ejercicio físico.
- Shitsuke – Autodisciplina
Consiste en educación y compromiso para mantener en constante aplicación las 4S anteriores, moldeando los hábitos de los equipos al nuevo modelo de estructura. Esto genera un movimiento cíclico de organización que se repite indefinidamente.
La implementación de Shitsuke es la más laboriosa de todas, ya que implica un cambio de comportamiento. Las formas de facilitar la adhesión del equipo al Sentido de Autodisciplina involucran los valores y la visión de la empresa, que deben ser comprendidas y compartidas por todo el equipo. Este compromiso es esencial en la aplicación exitosa de 5S en su totalidad.
Shitsuke también hace referencia al uso de esta filosofía en la vida personal y profesional, y su consolidación en la empresa determina que el cambio de valores esté arraigado en toda la organización.
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