Inventario y Gestión de Inventario

La gestión eficiente de los flujos de mercancías entrantes y salientes puede hacer que la previsión de compras sea más eficiente.

El almacenaje es uno de los trabajos que se desarrollan dentro de una unidad de almacenaje. Requiere una serie de preparativos para ser implementados y muchos otros para ser gestionados en el día a día. Ya el inventario es una de las tareas de quienes cuidan el stock. Una tarea sumamente laboriosa, que detallaremos a continuación. Según ABEPRO, Asociación Brasileña de Ingeniería de Producción, “ la gestión de inventarios consiste básicamente en controlar las reservas de material para atender las necesidades de abastecimiento tanto de los clientes como de la propia empresa, controlando también los costos. Por lo tanto, la gestión de inventario debe sopesar las necesidades del cliente frente a los costos incurridos ”. Vale la pena resaltar aquí la definición de acciones del reconocido profesor y escritor Idalberto Chiavenato: “es la composición de materiales (materias primas, materiales en proceso, materiales semielaborados, materiales terminados y productos terminados), que en un momento dado no son utilizados por la empresa, pero que serán utilizados en el futuro. ” En otras palabras, estamos hablando de la gestión de necesidades futuras, lo que requiere un conocimiento profundo del universo corporativo en el que se encuentra la empresa.

Según el sitio web Magazine Luiza, “ una gestión eficiente de los flujos de entrada y salida de mercancías puede permitir prever las compras de manera más eficiente. Esto ayuda a reducir pérdidas por caducidades e incluso robos, además de posibilitar una mejor negociación con sus proveedores .” Podemos entonces decir, de forma simplificada, que la gestión de inventarios no es más que el control racional de la entrada y salida de productos en la empresa.

Este es el escenario ideal, cuando todo funciona correctamente. Pero, ¿cuáles serían las señales de que el stock no estaba bien controlado? El sitio web Empresa Jr. da algunos ejemplos de problemas que deben ser observados cuidadosamente:

• “Retrasos constantes en los plazos de entrega de productos terminados y tiempos de reposición de materias primas;
• Compras de existencias superiores a la demanda existente;
• Inestabilidad de la cadena de suministro;
• Parada de producción por falta de materiales;
• Obsolescencia y pérdida de vigencia de los bienes;
• Altos costos de almacenamiento;
• Rotura y robo de artículos en stock;
• El inventario de productos no coincide con el gasto de compra” .

Superar estos problemas requiere una cuidadosa recopilación de datos, con un mapeo de los procesos implementados y los profesionales involucrados. También es necesario adquirir un buen software de gestión, como un WMS (Sistema de Gestión de Almacenes) , adecuada planificación, capacitación de los empleados, adopción de KPIs para su posterior evaluación y realización de inventarios frecuentes.

Ya que estamos en ese tema, hablemos un poco sobre los inventarios de acciones. El sitio web de Nomus define esta tarea de la siguiente manera: es “ una lista completa de todos los productos almacenados en el stock de una empresa. Este inventario identifica, clasifica y determina el valor de cada producto ”.

Los inventarios normalmente se clasifican de la siguiente manera, según Blog R3:

• “ Inventario General – Abarca el conteo e identificación de todos los bienes de una organización, tales como artículos de almacén, insumos, mercadería, maquinaria, etc. Por lo general, es útil para la contabilidad y la valoración de acciones.
• Inventario parcial o dinámico: se refiere al recuento de una parte específica de los activos de una empresa. Este es el caso del control de stock en almacén, en el que el foco estará puesto en un conjunto predeterminado de mercancías.
• Inventario anual: este es un recuento de los activos de una empresa al final del llamado año fiscal. Que, en Brasil, coincide con el calendario de enero a diciembre.
• Inventario Rotativo – Corresponde a conteos de inventario realizados varias veces en intervalos diarios, semanales o mensuales. Esto ocurre en partes específicas del inventario y exige una evaluación cuidadosa en cuanto a la periodicidad, ya que requiere la disponibilidad de mano de obra.
• Inventario Cíclico – Busca el ajuste periódico entre la cantidad de bienes en stock y la información utilizada en los asientos contables. Por tanto, mientras el inventario rotativo atiende necesidades administrativas, como evitar pérdidas y controlar los niveles de stock, el inventario cíclico busca dar seguridad a la base de datos de la empresa ”.

Pero, ¿cuándo debemos hacer un inventario? Pues bien, al observar los resultados de las operaciones diarias, algunas fallas indican la necesidad de verificación física, como, por ejemplo, productos varados, faltantes, robos y pedidos perdidos. En estos momentos, saber lo que tienes en stock es el primer paso para poner tu casa en orden.

El sitio web de Delage da 11 pautas para llevar a cabo un inventario bien hecho:

1. Establezca la fecha y la hora para que comience el conteo . Preferiblemente un día tranquilo, sin movimiento. Esto evita pérdidas y sobrecarga de trabajo para los empleados.
2. Seleccione los empleados que participarán en el conteo y forme equipos con líderes. Como esta es una tarea muy importante, seleccione colaboradores comprometidos y atentos a los detalles.
3. Elija las herramientas que se utilizarán . El uso del sistema WMS junto con dispositivos móviles marca la diferencia. En este caso, es fundamental definir, por ejemplo, el mejor sistema para su empresa (parametrizable según las necesidades de su negocio) y qué dispositivo utilizar (colector de datos inalámbrico, computadora con lector de código de barras, teléfonos inteligentes, tabletas, etc.) . Olvídese de las hojas de cálculo y los papeles, ya que los registros de conteo hechos inicialmente a mano por un empleado y luego escritos a máquina por otra persona están sujetos a errores.
4. Organizar el área de almacenamiento . Es importante que los productos estén en posiciones identificadas (direcciones internas), que las calles y corredores estén libres y que las áreas estén bien señalizadas. Si es posible, haga visibles los códigos de barras para facilitar el conteo, defina cómo se contarán las tarimas, las cajas y los artículos fraccionarios, y determine si los productos defectuosos se deben contabilizar o dirigir a áreas específicas.
5. Determine la estrategia de conteo . Desarrolle una hoja de ruta. Definir si el conteo será en secuencia o en paralelo; si empezar de abajo hacia arriba en las estanterías para palets o viceversa; ya sea desde el centro hasta los extremos de las calles o al revés; las reglas para el recuento (quien cuenta no cuenta) y el número máximo de recuentos; y cómo se marcarán las áreas ya contadas.
6. Traza estrategias para el mejor aprovechamiento de tus recursos . Si su almacén tiene productos asignados en posiciones más altas, debe definir la mejor manera de contar estos artículos: si un empleado usará un dispositivo de elevación para contar o si las tarimas se colocarán en el piso para su conferencia.
7. Capacite a sus empleados y realice pruebas . El empleado necesita saber qué hacer y, sobre todo, qué acción tomar ante cada tipo de situación que se presenta en el inventario (falta, excedente, avería, etc.). El empleado necesita saber cómo contar cada producto, si contar por paquete o por unidad (reglas de conteo) y comprender el tipo de código de barras utilizado en cada identificación (unidad o caja), entre otros detalles.
8. Indique cómo realizará el seguimiento del inventario definiendo los indicadores utilizados durante y después del conteo . El sistema WMS proporciona una serie de KPI únicos para el inventario, por lo que es fundamental que evalúe qué indicadores se ofrecen antes de elegir el software que mejor se adapte a su negocio.
9. Después de la planificación, es hora de ejecutar la tarea . Mantenga un registro del conteo para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Si se cometen errores, deténgase, reúna a los equipos e intente encontrar una solución.
10. No olvides auditar el conteo . Cuando finalice el conteo, verifique que todas las ubicaciones y productos definidos previamente hayan sido realmente verificados. Si todo ha sido contabilizado, es hora de evaluar los resultados.
11. Evalúe los resultados y tome las medidas necesarias para corregir cualquier error . Dada la complejidad de esta tarea, sería genial tener la tecnología de tu lado. Busque programas de computadora que puedan acelerar esta misión.

Después de realizar el inventario, con planificación y precisión, debemos elegir un método de trabajo para mover el stock. Hay ocho modelos que son muy utilizados, según la web de Ramo Sistemas Digitais:

• PEPS – El método de gestión de inventario PEPS (First In, First Out), también llamado FIFO ( First In, First Out ), es uno de los más practicados y se refiere a la salida de mercancías según el orden de llegada. Esta técnica ayuda a reducir los residuos, especialmente cuando hablamos de productos perecederos.
• Último en entrar, primero en salir (UEPS): también conocido como LIFO ( Último en entrar, primero en salir ). En este caso, la dirección prioriza la salida de los artículos que entraron en último lugar al stock. Este método no sirve a las empresas que trabajan con perecederos.
• Costo Promedio – El Costo Promedio, también llamado MPM (Promedio Ponderado Móvil) es aceptado por el Servicio Federal de Ingresos para el cálculo de impuestos. En este método es necesario sumar el valor de los productos y luego dividir por el número total de bienes. El resultado es el costo promedio por producto. Esta cantidad se utilizará para calcular los impuestos de la empresa.
• Justo a Tiempo – Este modelo es recomendado para mantener un inventario mínimo, indicado para empresas que quieren reducir costos de almacenamiento. Pero es un método de control de existencias que no es aceptado por Hacienda a la hora de calcular los impuestos a pagar.
• Curva ABC : en esta metodología, se consideran factores como la facturación, los ingresos y la rentabilidad para clasificar los productos en tres grupos:

• Tipo A: 20% de los productos y 80% del valor de las existencias;
• Tipo B: 30% de los productos y 15% del valor de las existencias;
• Tipo C: 50% de los productos y 5% del valor de las existencias.

La Curva ABC aumenta el conocimiento sobre la rotación de inventarios y la relevancia de los productos, lo que puede optimizar la operación.

• Precio Específico – Indicado para artículos como automóviles o maquinaria. En este cálculo, el precio específico de la mercancía guía el proceso de retiro de los productos del stock después de la venta, considerando que el valor total del stock consiste en la suma de los costos específicos de los artículos.
• Rotación de inventarios – El control de rotación de inventarios se calcula para identificar el desempeño de la empresa en la distribución de sus productos en un período determinado, identificando el flujo de mercancías. Debemos evaluar la capacidad de almacenamiento y salida de los artículos. Por ejemplo, si la empresa almacena 5 mil celulares simultáneamente y vende 100 mil por año, el cálculo es: 20 rotaciones anuales cada 18 días, en promedio.
• Ciclo PDCA : el ciclo PDCA para el control de inventario se basa en los procesos Planificar, Hacer, Verificar y Actuar . Se centra en el rendimiento operativo y la resolución de problemas. Un ejemplo paso a paso incluye:
  • Identificar el proceso que causa el problema y necesita ser optimizado;
  • Mapear las causas del problema;
  • Elaborar planes de acción para solucionar las causas del problema;
  • Poner en práctica los planes de acción;
  • Compruebe si el problema se ha resuelto.

Tener este conocimiento metodológico y elegir la mejor solución para tu empresa trae una serie de ventajas. La cadena de tiendas Magazine Luiza destaca algunos de los beneficios de tener una buena gestión en el sector del almacenaje:

• “la proyección anticipada de pedidos a proveedores;
• la optimización de la inversión con el stock;
• conocimiento de cuáles son los bienes de mayor y menor producción;
• una mejor estimación de las ventas;
• la mejora de la planificación de la producción;
• la creación de ofertas y precios adecuados” .

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(El texto anterior fue escrito con información de los sitios web, ABEPRO , Magazine Luiza , Empresa Jr. , Nomus , Blog R3 , Delage ).