Operaciones Logística
Para llevar a cabo de forma magistral todas estas operaciones, es necesario mapear todas las fases, recopilando datos y controlando cada una de ellas a través de las tecnologías de la información
El sector de la Logística implica una serie de operaciones complejas y costosas en las que nos encargamos del transporte y almacenaje de multitud de artículos. Una cadena de suministro que parte del proveedor de la materia prima, pasa por la industria de transformación y el comercio, tanto al por mayor como al por menor, hasta llegar al consumidor final.
Gestionar este conjunto de operaciones requiere conocimientos, formación, tecnología y recursos. En Brasil, los costos de logística consumen el 12,37% de los ingresos brutos de las empresas. La información es de la Fundação Dom Cabral, la mejor escuela de negocios de América Latina.
Según la periodista Talitha Adde, en un artículo publicado por el sitio web Nuvem Shop, “la gestión de operaciones y logística se ocupa del control de la entrega de productos (en cantidad y calidad correctas) junto con el uso consciente de los recursos (mano de obra, tiempo y capital invertido) , siempre cumpliendo los plazos establecidos ”. Suena simple, pero no lo es.
Según el sitio web de Docu Sign, la gestión de operaciones logísticas involucra básicamente tres áreas:
- “Procesamiento de pedidos e información — Este es el inicio de las operaciones logísticas, que se caracteriza por recopilar, verificar y transmitir información sobre las ventas realizadas. Así, es posible crear una planificación adecuada para satisfacer las necesidades de los clientes.
- Manejo de inventarios y almacenamiento — Se refiere a la actividad que busca alternativas para mantener disponibles los productos terminados de manera práctica, en lugares que conserven su integridad y faciliten su distribución de forma rápida y segura.
- Transporte — Es el proceso que garantiza la entrega de los pedidos. Para optimizar el transporte de mercancías, las empresas están invirtiendo en tecnologías de la información, lo que ayuda a mejorar la planificación y el seguimiento de las rutas”.
Siempre usando la misma fuente, podemos decir que “los componentes de la logística están interconectados y son indispensables para el buen funcionamiento de toda la operación. Descubre, a continuación, los cinco pasos que forman parte de este proceso y cómo funcionan:
- recepción de mercancías: cuando la mercancía llega a la unidad de la empresa, que debe ser controlada e identificada para ser enviada al almacén;
- almacenamiento: cuando la mercancía se almacena en stock, en un lugar seguro y calificado. Los artículos están organizados de manera coherente, separados por categorías, flujo de circulación y fecha de vencimiento, por ejemplo;
- Picking: cuando los productos se preparan para su entrega. Si los pasos anteriores se realizan bien, la separación se optimiza;
- despacho: cuando los productos son enviados, lo que requiere equipo adecuado, documentación correcta, además de control sobre el volumen del paquete a ser enviado;
- movimiento de carga: cuando se transportan mercancías. Por lo tanto, deben manejarse correctamente, lo que requiere un equipo adecuado y un equipo capacitado”.
Para llevar a cabo de forma magistral todas estas operaciones, es necesario mapear todas las fases, recopilando datos y controlando cada una de ellas a través de las tecnologías de la información. Se recomienda adquirir un WMS (Sistema de Gestión de Almacenes) y un TMS (Sistema de Gestión de Transporte), programas informáticos encargados de gestionar las unidades de almacenaje y la flota de vehículos, respectivamente. Esto también permitirá la implementación de KPIs para medir el desempeño de los empleados, en cada etapa y del sistema en su conjunto.
La especialista en logística, Luciana Silva, en un artículo publicado por el sitio web Check List Fácil, enumeró 10 mejores prácticas para gestionar eficientemente la Logística de Operaciones:
- “Ordenes de mapa: es esencial saber a qué regiones atiende el negocio, con qué frecuencia e intensidad. Así, es posible entender los productos que tienen mayor producción por período, en los que hay más ventas, por ejemplo. Así, podrás planificar los pedidos de forma más eficiente, además de organizar las ventas y, por tanto, la facturación de la empresa. Recordando que el proceso también involucra separación y empaque, influyendo en el cálculo de los plazos.
- Organice el stock: la organización del stock es lo que garantiza buenos índices de productividad y reduce los desperdicios, las averías y las pérdidas. Y, en consecuencia, equilibra los costes de explotación. Este paso comprende:
- Almacenamiento, por grupos de productos y categorías;
- Señalización;
- Correcta identificación de los productos;
- Realización de inventarios periódicos.
- Alinee el proceso con los proveedores — Al compartir y alinear estrategias, tendrá un mayor control sobre los imprevistos, que suelen tener un fuerte impacto en el flujo logístico, con procesos de reposición y entrega de mercancías afectados. Cada vez que implemente una nueva rutina, debe notificar a sus proveedores. Asimismo, solicitar que cualquier cosa fuera de lo común en lo discutido entre las empresas sea alertada de inmediato.
- Estandarizar procesos — Tan importante como el mapeo de acciones, es necesario definir métodos para que el flujo logístico tenga sentido. Esto significa eliminar cuellos de botella en la producción y buscar mejoras en el desarrollo de las actividades.
- Automatizar procesos — La automatización mejora el rendimiento de las actividades, ya que el propio sistema simplifica los trámites y facilita la comunicación integrada entre sectores. De esta forma, asegurando una mayor agilidad, seguridad y confiabilidad de la información – ¡todo lo necesario para extraerlos y analizarlos a fin de mes en informes específicos!
- Use listas de verificación: las listas de verificación digitales no son más que listas automatizadas que puede personalizar según sus necesidades. Esto facilita la gestión, ya que el sistema se alimenta de datos de la operación de forma organizada y estandarizada. Esto significa una mano en el volante cuando se trata de controlar la entrada y salida de materias primas y productos, por ejemplo. Además, ayuda a reponer recursos y despachar nuevos pedidos. La lista de verificación digital también se puede utilizar en las siguientes situaciones:
- Uso de equipos, como montacargas, por ejemplo;
- Liberación de una carga;
- Conferencia de documentos necesarios;
- Seguimiento de la realización de un inventario.
- Monitorear el transporte: el monitoreo de la carga es esencial para que el gerente conozca el estado de una determinada carga. Todo ello a tiempo para la toma de decisiones y creación de acciones más eficaces, asegurando el cumplimiento del plazo acordado. Sin embargo, idealmente, el cliente también puede realizar un seguimiento rastreando su carga. De esta forma, es posible ofrecer más transparencia y fiabilidad, mejorando la relación con los clientes.
- Realice un seguimiento de los indicadores de rendimiento: los porcentajes de entregas y recolecciones a tiempo, el tiempo de ciclo perdido, la tasa de devoluciones y daños en los costos de transporte y almacenamiento son buenos KPI para realizar un seguimiento.
- Vigile la satisfacción del cliente — A través de este indicador, es posible realizar un análisis aún más profundo y evaluar los principales cuellos de botella que hacen que los índices sean insatisfactorios.
- Buscar mejoras: las mejoras continuas son métodos de análisis de procesos que tienen como objetivo identificar fallas y encontrar soluciones para eliminarlas o minimizar sus impactos. Entre las ventajas están:
- reducción de desperdicios
- Reducción de costos operativos;
- Mayores niveles de productividad;
- Mayor agilidad;
- Más calidad.”
Aquí cabe una sugerencia más: cuide bien a sus empleados. Trate de prestar atención al reclutamiento, invierta en capacitación constante, otorgue premios por buen desempeño y también trate de escucharlos. Necesitan saber que son importantes para la empresa, al igual que la empresa es importante para ellos.
Todas estas medidas traerán varios beneficios, como una mayor sinergia entre los distintos departamentos de la compañía, fidelización de clientes, reducción de costes totales y, por supuesto, un aumento del margen de beneficio.
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Fuentes: Check List Fácil, Nuvem Shop, Docu Sign.