Matriz GUT
La matriz GUT forma parte de un conjunto de mecanismos llamados Quality Tools
Ya hemos hablado de otra oportunidad de una gran herramienta para identificar problemas, el Diagrama de Ishikawa. Forma parte de un conjunto de mecanismos denominados Herramientas de Calidad, métodos para facilitar la dirección de los procesos de una empresa.
Estas herramientas y otras, a pesar de diferir entre sí, no se anulan entre sí. Todo lo contrario: los usos de estas herramientas son complementarios. Y hoy hablaremos de otra herramienta muy valiosa para definir la prioridad en la resolución de problemas: La Matriz de Priorización o simplemente Matriz GUT.
Origen
Esta herramienta fue creada por Charles H. Kepner y Benjamin B. Tregoe, en 1981, en el libro The Rational Administrator. En este libro, los autores definen un abordaje estratégico de los problemas y sus soluciones, visando la agilidad en la toma de decisiones en una empresa.
El propósito de la creación fue mejorar el flujo de trabajo de empresas que tenían problemas complejos, como las grandes cadenas americanas y japonesas. Esta herramienta, sin embargo, también se puede aplicar en situaciones cotidianas y rutinarias y no solo en el contexto empresarial, debido a su facilidad de ejecución.
¿Qué es la Matriz GUT?
Las siglas GUT no significan más que Severidad — Urgencia — Tendencia, los tres elementos para clasificar un problema. Es necesario que estos parámetros estén muy bien definidos para que la matriz sea efectiva.
Severidad: Este parámetro analiza el impacto del problema si está ocurriendo o si sucede. Aquí analizamos qué tan grave será para los involucrados si este problema tiene un resultado negativo.
Urgencia: Aquí analizamos el tiempo disponible para resolver un problema, definiendo que el más urgente es el que tiene menos tiempo para una acción de solución. Este parámetro también define el tiempo de resolución de un problema, desde la primera acción hasta la erradicación, considerando todo el proceso a tiempo para el resultado esperado.
Tendencia: este parámetro tiene como objetivo identificar la naturaleza del problema en términos de evolución. En él analizamos las posibilidades de que el problema se agrave ante la falta de solución o de actuación al respecto.
Una vez definidos estos parámetros, basta con aplicar la matriz, enumerando cada problema y definiendo una calificación de acuerdo a estos parámetros.
Aplicación de la matriz GUT
Ahora, con los problemas identificados y los parámetros ajustados, debe asignar una calificación de acuerdo a cada parámetro. Las calificaciones van del 1 al 5 y funcionan de la siguiente manera:
Gravedad: Una puntuación más cercana a 1 significa menos daño, mientras que una puntuación más cercana a 5 significa un daño muy grave, incluso irreversible;
Urgencia: Un número más cercano a 1 significa que el problema tiene más tiempo para actuar o resolverse, y más cercano a 5 significa la necesidad de una resolución inmediata;
Tendencia: Una puntuación cercana a 1 significa que el problema no tiende a empeorar, sino que permanecerá igual, y una puntuación cercana a 5 significa que el problema puede evolucionar rápidamente si no se toman medidas al respecto.
Sabiendo esto, basta con hacer una tabla con cada uno de los problemas, definiendo correctamente los números en cada columna. Después de eso, solo multiplica las calificaciones, siendo GxUxT. El resultado de esta multiplicación dará la puntuación total de cada uno de los problemas enumerados.
Hay situaciones en las que las puntuaciones están empatadas entre dos o más problemas. En este caso, basta con definir con más criterio cada uno de los aspectos del GUT, observando cada uno de ellos en detalle. Así se define el ranking de prioridades para la resolución de problemas.
Aplicación de otras herramientas.
Una vez definidas las prioridades, se puede aplicar un método de análisis de causas, como el propio Diagrama de Ishikawa, u otras metodologías, como un plan de acción para la resolución de problemas. Así, optimizas tu tiempo y energía, evaluando qué punto se debe priorizar sobre otros.