TMS y su uso en logística
TMS o Sistema de Gestión de Transporte es un software que gestiona el movimiento de carga fuera de las unidades de almacenamiento. Cuando lo traducimos al portugués, queda muy claro: Sistema de Gestión de Transporte. Un software que funciona interconectado con otros (como el WMS, que gestiona los almacenes, y el ERP, que se ocupa de toda la empresa) con el fin de facilitar la vida de los directivos, proporcionando información en tiempo real (dependiendo de los recursos tecnológicos utilizados). ) y mejorando el desempeño en productividad y calidad. Con él es posible planificar, monitorear y optimizar las operaciones de transporte en sus aspectos operativos y administrativos.
La inversión varía de acuerdo a los módulos independientes que serán adquiridos por el emprendedor, garantizando la personalización del programa de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Pero a pesar de la posibilidad de personalización única, ya existen tipos de TMS predefinidos según la clasificación de la empresa, que puede ser cargador, transportista u operador logístico.
Si eres un cargador, es decir, una empresa que utiliza una flota de terceros para mover su carga, el Sistema de Gestión de Transporte te ayuda a realizar las siguientes tareas:
- Contratación de fletes;
- Emisión de documentos relacionados con el transporte;
- Evite pagar tarifas indebidas o calculadas incorrectamente, recordando que además del flete en sí, existen varios otros componentes en el costo del transporte (seguros, tarifas, peajes, insumos, etc.) que hacen bastante complejo el cálculo;
- Controlar los impuestos que gravan los servicios de transporte y sus respectivos créditos recuperables en otras operaciones;
- Supervisión del rendimiento (KPI) de los transportistas contratados;
- Análisis de datos e indicadores para la toma de decisiones;
- Asegurar que los servicios sean prestados por los proveedores en las condiciones acordadas (precios y plazos);
- Proporcionar información precisa a los clientes internos y externos sobre el tránsito de mercancías;
- Integración con sistemas de operadores asociados.
Pero si estamos hablando de un transportista, una empresa cuyo enfoque es mover las cargas de los clientes, entonces el TMS realiza otras funciones, según el sitio web tecnovia.com.br:
- “ Control de las mesas de carga de cada cliente;
- Asignación, planificación y seguimiento de servicios de vehículos;
- Control de carga y descarga de vehículos;
- Emisión de documentos de impuestos de transporte (CT-e, NF-e, MDF-e, etc.);
- Control de ocurrencias, pendencias, reclamos, indemnizaciones, etc.;
- Control de mantenimiento de flotas de vehículos;
- Cálculo y pago de conductores/vehículos subcontratados;
- Facturación y cobro de clientes;
- Informes fiscales, contables y de gestión ”.
Un operador logístico (empresa que realiza los trabajos de adquisición, almacenamiento, transporte y distribución subcontratados a sus clientes) debe adquirir un TMS que pueda cumplir con todas las acciones descritas anteriormente en este texto. Al fin y al cabo, en unas operaciones esta empresa actuará como cargador y en otras como transportista. Además, el software debe ser capaz de:
- demostrar la rentabilidad de cada trabajo;
- atender múltiples modos (carretera, ferrocarril, marítimo, fluvial y aéreo) en la misma operación;
- y también producir informes gerenciales para contratistas.
¡Oh! Por supuesto, las empresas que realizan ellos mismos el transporte de sus mercancías también pueden comprar un TMS. En este caso, el programa realizará las operaciones de un transportista, pero con un único cliente, que es el propietario de la mercancía trasladada.
Según el sitio web de Maplink Global , el Sistema de Gestión de Transporte ofrece ventajas que justifican la inversión en el programa:
- Reducción de costos en las operaciones — la principal ventaja de utilizar este tipo de software es la posibilidad de reducir los costos operativos, ya que permite visualizar y controlar todos los gastos involucrados en la gestión del transporte y monitoreo del servicio, estableciendo metas de acuerdo a las necesidades;
- Atención preventiva en relación a la flota — De acuerdo con los informes de los conductores y el conocimiento de los vehículos, es posible predecir problemas mecánicos o eléctricos en los vehículos a partir de información detallada y de fácil acceso, realizando mantenimiento preventivo;
- Modernización de la gestión del transporte — esta es una ventaja competitiva en el mercado, ya que estar actualizado y utilizar tecnologías que permitan un mayor desempeño y productividad puede ser un factor decisivo para diferenciarse de la competencia;
- Automatización de procesos: el software es capaz de proporcionar información en tiempo real sobre todo el proceso, lo que permite una mayor agilidad y, en consecuencia, una mayor productividad;
- Posibilidad de integración con otro software — TMS es compatible con otro software de gestión, como WMS y ERP;
- Tasas de productividad mejoradas: esto se debe a una mejor gestión del tiempo y los recursos debido a la automatización de procesos;
- Reducción de la incidencia de errores: la automatización de procesos reduce el riesgo de errores debidos a errores humanos;
- Crear un equipo más productivo: la tecnología no reemplaza a las personas. Los seres humanos son insustituibles. Con la ayuda de TMS y otro tipo de sistemas, los empleados dejan de realizar tareas repetitivas para dedicarse a acciones estratégicas, encaminadas al crecimiento de la empresa;
- Mayor seguridad en la gestión e intercambio de información — el programa permite monitorear todo el proceso a través de datos generados en tiempo real, lo que contribuye a una toma de decisiones más eficiente;
- Mejora de resultados en general — gracias a todos los beneficios ya mencionados, se obtiene un mejor desempeño en todo el proceso de transporte, lo que en consecuencia genera mejores resultados.
¿Y cuándo debe invertir el emprendedor en un TMS? La respuesta parece sencilla, pero no lo es. En el momento en que el trabajo realizado manualmente ya no satisface las necesidades de la corporación. Cada directivo sabrá en qué consiste este punto.
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